ThinkingRock est un logiciel qui permet de collecter et de traiter ses pensées, actions et projet en fonction de l'approche
Getting Things Done (GTD). Ce tutoriel donne des explications et des conseils sur la mise en place et l'utilisation du logiciel tout en présentant les concepts-clés et les étapes de l'approche GTD.
La première partie de ce tutoriel couvre les premières phases de l'utilisation du logiciel: la mise en place (
setup), la collecte (
collect) et le traitement (
process).
Overview (vue d'ensemble)
La page d'accueil du logiciel montre l'ensemble du processus GTD et permet de faire des liens vers les différentes parties du processus.
SetupMise en place
Définir les contextes
Un contexte
décrit
où,
quand et/ou
comment l'action doit être réalisé. En définissant des contextes, on peut alors rassembler des tâches devant être réalisées au même endroit, au même moment ou de la même manière et ainsi de sauver du temps.
Quelques idées de contextes:
@maison
@bureau
@téléphone
@courriel
@ordinateur
@achat
@Tâche de fin de journée
Define CriteriaDéfinir les critèresOn peut définir les critères (optionnels) suivants qui serviront à caractériser nos actions.
Time (durée):
Par défaut, le logiciel propose des durées diverses qui permettent d'estimer le temps accordé à une action et de les classer ainsi.
Priority (priorité)
Par défaut, le logiciel propose les mots "must", "should", "would" et "could". Pour ma part, j'utilise le concept de Big Rock of the Week et de Most Important Task of the day.
Energy
Par défaut, le logiciel propose de classer ses actions par le degré d'énergie mentale qu'elles supposent et ainsi planifier, par exemple, des tâches complexes le matin, plutôt qu'en fin d'après-midi
Note: Bien que ces critères soient intéressants, il faut se demander si l'on désire vraiment s'en servir (d'où leur caractère optionnel). Le risque, c'est de perdre du temps à constamment renégocier l'ordre de priorité des tâches.
Collect
Get thing off your mind
Collect thoughtFaire la collecte de ses penséesIl s'agit de se vider l'esprit en notant tout ce qui réclame notre attention: tâche à faire ou incomplète, idée, projet en suspens, etc. Le formulaire permet d'inscrire ses pensées l'une après l'autre sans se préoccuper d'un ordre de priorité. Il est toutefois possible de classer ces pensées en leur attribuant un sujet (
topic) (ex: maison, bureau, santé, finances, etc)
Par exemple, je pourrais ajouter les pensées suivantes:
- Inventer une machine à voyager dans le temps
- Faire le ménage de la navette spatiale
Process ToughtTraiter ses penséesUne fois la collecte réalisée, cette étape consiste à traiter chacune des pensées en décidant si cela peut se traduire par une action (Is this actionable?).
Si oui, la pensée se traduire en une Next Action (prochaine action) dont on pourra définir:
- le contexte de réalisation
- le statut: Inactive, ASAP, Delegated ou Scheduled
- des critères liés à cette action: Time, Energy, Priority
- une date d'échéance
- le classement dans un projet
Si plusieurs actions sont requises pour atteindre un but, il s'agit d'un projet. On cochera alors la case pour donner un nom à notre projet.
Si l'action est lié à un projet, on pourra alors la classer dans le projet correspondant.
Si ce n'est pas actionnable dans l'immédiat, la pensée sera classée dans Someday/Maybe (un jour/peut-être) en précisant (ou non) la date où cet élément devra être réactivé (Tickle Date).
Si ce n'est pas actionnable, il s'agit alors d'une idée, d'une référence, d'une information, etc. qui sera placée dans Reference et classée selon un sujet.
Dans le but d'illustrer ce blogue, je vais puiser dans des banques de photos libres de droit.
Quelques blogueurs ont tenté de dresser la liste de ressources présentes sur le web consacrées à Getting Things Done (GTD). Voici les listes qui m'apparaissent les plus complètes:
